Bundeskriminalamt (BKA)

FAQ - The­ma Fi­nan­zie­rungs­plan

  • Datum:02. August 2016

Aufwandsentschädigung Ehrenamt
29.08.2016: Kann eingeplantes Ehrenamt bei der Umsetzung der Projektaktivitäten mit einer Aufwandsentschädigung bedacht werden?

Wenn Ehrenamtliche im Projekt beschäftigt werden, kann im beschränkten Umfang ihr durch die Ehrenamtlichkeit entstehender Aufwand als förderfähig anerkannt werden. Den einkommenssteuerrechtlichen Bestimmungen entsprechend (§ 3 Nr. 26 EStG) kann eine Aufwandsentschädigung für Ehrenamtliche bis 2.400,00 € (pro Kalenderjahr) als förderfähig anerkannt werden. Die Höhe der Aufwandsentschädigung richtet sich insbesondere nach dem Umfang der ehrenamtlichen Arbeit im Projekt.

Finanzierung von Teilnehmern aus Drittstatten
19.04.2016: Im Förderhandbuch ISF „Innere Sicherheit“ habe ich keine Ausführungen zur Finanzierung von Teilnehmern aus Drittstaaten gefunden. Da es fachlich aber keinerlei Sinn macht, zwischen EU-Staaten und Drittstaaten zu unterscheiden, gehe ich davon aus, dass der ISF dezentral (Wie der ISF zentral) die Finanzierung von Teilnehmern aus Drittstaaten umfasst. Ist das richtig so?

Eine Teilnahme von Drittstaaten (d.h. nicht-EU Mitgliedstaaten) an Projekten im ISF-Dezentral ist - in Anlehnung an Art. 8 VO (EU) Nr. 514/2014 - grundsätzlich möglich. Die Beteiligung der Drittstaaten unterliegt - gemäß Art. 7 VO (EU) Nr. 513/2014 - der Einschränkung, dass nicht mehr als 8% der Mittelzuweisungen im Nationalen Programm für Maßnahmen mit Bezug zu oder in Drittländern, mit denen die strategischen Prioritäten der Union gemäß Anhang I dieser VO umgesetzt werden, verwendet werden.

Deshalb wird die Genehmigung der Beteiligung von Drittstaaten von der Zuständigen Behörde an folgende Bedingungen gekoppelt:

  • Im Projektantrag wird hinreichend begründet dargelegt, dass eine Finanzhilfe für eine Drittstaatenbeteiligung erforderlich ist, um die Ziele der ISF-Verordnungen zu verwirklichen und das eine Projektumsetzung ohne die Beteiligung des Drittstaates wenig erfolgversprechend wäre.
  • Die Drittstaatenbeteiligung führt zu einem klaren EU-Mehrwert i.S. der Spezifischen Ziele des Nationalen Programms und der Ziele der Verordnungen (Für den aktuellen Aufruf zur OK-Bekämpfung sollten hierbei die Vorgaben des Art. 3 Abs. 2a VO (EU) Nr. 513/2014 in die Begründung einbezogen werden).
  • Die Zuständige Behörde und der Antragsteller sind gehalten auf Komplementarität und Kohärenz mit anderen Förderinstrumenten der EU zu achten. Im Projektantrag wird daher ausgeführt, inwiefern das Projekt aufgrund seiner Ziele eine Förderung durch den ISF nahelegt, insbesondere im Vergleich zu anderen Förderinstrumente der EU, die auf Maßnahmen mit Drittstaatenbezug ausgelegt sind.

Die Kosten für die Drittstaatenbeteiligung belaufen sich in der Regel auf nicht mehr als 8% der Zuwendung. Abweichungen von dieser Regel sind durch den Projektnehmer gesondert zu begründen.

Gesamtausgaben
28.10.2015: Ist die Förderung von Projekten deren Gesamtkosten laut Antrag über dem im Aufruf formulierten Deckel liegen ausgeschlossen?

Eine Überschreitung der Gesamtausgaben (350.000,00 €) des Projektes um maximal 15% ist in gesondert zu begründenden Ausnahmefällen zulässig. Dies führt jedoch nicht zu einer Erhöhung der Höchstsumme der Fördermittel. Dem Grundsatz der Diversität folgend, sollen im Aufruf möglichst viele Antragsteller im Verhältnis zur Gesamtsumme eine Förderung erhalten können, weshalb eine höhere Ausschüttung von Fördermitteln an Einzelprojekte nicht vorgesehen ist.

Indirekte Kosten
02.11.2015: Eine Detailfrage zu den indirekten Kosten. Im Antragsformular ist hier eine Option auf 15 % der Personalkosten enthalten, die aber im Verwendungsnachweis-Formular so nicht auftaucht. Ist diese Option tatsächlich gegeben und ist die Pauschale eine echte, will sagen nachweisfreie Pauschale, wie sie aus dem Europäischen Integrationsfond bekannt ist?

Hierzu eine beispielhafte Darstellung: Bei geltend gemachten Personalkosten in Höhe von 30.000 Euro können 4.500 Euro als Pauschale zusätzlich veranschlagt werden. Bei der Nachweisführung ist folgendes zu beachten: in der Belegliste müssen die tatsächlichen Personalkosten entsprechend der Art und dem Zeitpunkt, zu dem diese anfielen, aufgeführt werden. Abschließend ist in der Belegliste auch eine Buchungszeile in Höhe der bewilligten Pauschale als Ausgabe zu führen. Für das Formular Verwendungsnachweis sind die Ausgaben im Bereich Personalkosten inklusive der Pauschale zu addieren und als eine Summe Personalkosten zu benennen. Die Pauschale muss anschließend jedoch nicht durch tatsächliche Ausgaben und Belege nachgewiesen werden.

Kofinanzierung
02.11.2015: a) In welcher Weise ist die Kofinanzierung durch Eigenmittel nachzuweisen? Durch direkte Barmittel, oder sog. „in kind“ Eigenmittel/ Eigenressourcen aus zusätzlicher Arbeitsleistung oder auch durch andere relevante Projekte?

a) Die Einbringung der Eigenmittel muss durch entsprechende Zahlungsflüsse dokumentiert sein. Bei „in kind“ Eigenmitteln ist dies nicht möglich, daher ist diese Herangehensweise nicht zulässig.

b) Soll die Kofinanzierung des Projekts durch andere Behörden als Einnahme oder Eigenmittel des Antragstellers im Finanzierungsplan kenntlich gemacht werden?

b) Erhält der Antragsteller weitere Mittel, die nicht zweckgebunden für die Umsetzung eines anderen Vorhabens sind, können diese Mittel in der Spalte Eigenbeitrag des Antragstellers im Finanzierungsplan dargestellt werden.

Personalkostensätze
16.10.2015: Was sind die Grundlagen für die Berechnung der eigenen Arbeitsleistung? Ist es zulässig, die Standardsätze aus dem Online-Verwaltungslexikon für die Stundensätze der beschäftigten BeamtInnen und Tarifbeschäftigten beim Antragsteller heranzuziehen? Das online-Verwaltungslexikon gibt die Personalkostensätze 2014 des BMF als Quelle an und hat diese auf Stundensätze umgerechnet.

Als Grundlage für die Berechnung der Plan-Zahlen können solche Personalkostensätze herangezogen werden. Die Berechnung der angefallenen Ausgaben muss dann jedoch anhand der tatsächlich vorgenommenen Zahlungen erfolgen. Personalkostensätze können somit nur als Planungsgrundlage zur Anwendung kommen.

Reisekosten für ausländische Delegation
08.04.2016: Wie sind im Projekt die Kosten für ausländische Kollegen, die an Veranstaltungen in Deutschland teilnehmen, festzusetzen?

Bis zur Ankunft in Deutschland (Zeitpunkt des Grenzübertritts) wird das Auslandtagegeld des jeweiligen Landes, aus denen die Kollegen abreisen, gewährt. Gleiches gilt bei der Abreise. So wird z.B. bis zum Grenzübertritt das Tagegeld von Deutschland (24 Euro bei 24h Abwesenheit, 12 Euro bei mehr als 8h) gewährt, danach das Auslandstagegeld (Ausland-Inland-Ausland). Das Übernachtungsgeld beträgt pro Nacht im Hotel einschl. Frühstück 64,80 EUR (ohne Begründung). Sollte der Betrag über den genannten Satz hinausgehen, müssten triftige Gründe vorliegen.

Weiterleitung von Fördermitteln
28.10.2015: Ist die Weiterleitung von Fördermitteln zulässig?

Eine Weiterleitung von Fördermitteln ist im ISF nicht vorgesehen.

korrekte Eingruppierung der Projektmitarbeiter/innen
27.01.2017:
a) Darf die Projektleitung als Einstufung TVÖD E11 oder sogar E13 haben?
b) Inhaltliche Projektmitarbeiter/innen ebenfalls E11?
c) Sind Mitarbeiter/innen für die Buchhaltung unter Personalkosten zu beschreiben, soweit sie für das Projekt tätig sind? Wenn ja, ist E9 erlaubt?
d) Ist es in Ordnung die Mitarbeiter nach inhaltlichen und administrativen Projektmanager/innen zu unterteilen?

Grundsätzlich sind die von Ihnen dargestellten Positionen denkbar. Es gibt hierfür auch keine Vorgaben oder Beschränkungen seitens der Zuständigen Behörde. Wichtig ist, dass Sie die arbeits- und ggf. tarifrechtlichen Vorgaben beachten (d.h. Eingruppierung/Tätigkeitsbewertung nach den zu übernehmenden Tätigkeiten) und in diesem Sinne die Kosten ansetzen. Hinsichtlich etwaiger Stellenausschreibungen sollten Sie darauf achten, die Zugehörigkeit der Verwendung zu einem EU-finanzierten Projekt und die Befristung hervorzustellen.

Geltendmachung von Reisekosten für nicht festangestellte Mitarbeiter/innen
27.01.2017: Können neben den festangestellten Mitarbeiter*innen auch weitere am Projekt beteiligte Akteur/innen in die Reisekosten hineingenommen werden, sofern diese wichtig für die Erreichung der Projektziele sind? Wie ist dies zum Beispiel für ehrenamtliche Mitarbeiter eines Lenkungsausschusses?

Grundsätzlich sind Reisekosten für Projektmitarbeiter/innen förderfähig. Im Rahmen von Projektveranstaltungen können auch Reisekosten der Teilnehmer/innen eingebracht werden. Zu beachten sind hier die Grundlagen des Bundesreisekostengesetzes.

Verteilung von Abschreibungskosten
27.01.2017: Müssen Anschaffungen über 410€ auf die Abschreibungszeit verteilt werden? Konkret Laptop 3 Jahre?

Nein, Kosten werden dort eingeplant und abgerechnet, wo sie anfallen.

Ausfüllhinweise zu den Rubriken im Finanzierungsplan
31.01.2017: Wofür stehen in der Anlage zum Finanzierungsplan unter Personalkosten die Rubriken "Anzahl der Einheiten", "Einheiten" und "Summe pro Einheit"?

In Bezug auf die seitens der Zuständigen Behörde zur Verfügung gestellten Unterlagen weise ich Sie zunächst darauf hin, dass diese für sämtliche Projektanträge konzipiert sind und nicht aufrufbezogen sind. So gibt es in der Regel verschiedene Möglichkeiten, Projektbestandteile einzutragen. Hier sollten Sie darauf achten, dass die Eintragungen aus Ihrer Sicht das darzustellende Projekt sinnvoll abbilden. Vor allem im Finanzierungsplan können Sie zunächst mit Eintragungen "experimentieren", um den sinnvollsten Weg der Darstellung zu finden. Hilfreich sind u.U. die Angaben im Förderhandbuch, das Sie auf unserer Homepage finden.
Wie auch in den anderen Rubriken gibt es verschiedene Möglichkeiten, die "Einheiten" zu befüllen. Sie können z. B. angeben, dass eine ganze Personalkostenstelle gefördert werden soll, dann wäre die Einheit die Stelle, die Anzahl z. B. "1" und die Summe pro Einheit dann die Vorausberechnung der Personalkosten für die Stelle gemäß Förderhandbuch i.Z.m. den arbeits- und ggf. tarifrechtlichen Grundlagen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, hier jemanden mit einer Zahl an Arbeitsstunden einzutragen. Bei anteiliger Projektbeteiligung von Mitarbeitern/-innen sind später dann bestimmte Anforderungen an die Dokumentation zu beachten.

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